INIPEC: cos’è, come cercare una PEC e come verificare l’indirizzo di imprese e professionisti

INI-PEC è l’Indice Nazionale degli Indirizzi di Posta Elettronica Certificata. Permette di cercare gratuitamente il domicilio digitale ufficiale di aziende e professionisti italiani, senza dover effettuare l’accesso con SPID, CIE o altre credenziali.

Se devi inviare una comunicazione formale, trovare la PEC di un’impresa, verificare l’indirizzo di un professionista o aggiornare la PEC della tua attività, in questa guida ti spiegheremo in maniera pratica come fare.

Cos’è INIPEC?

la sigla INI-PEC sta per “Indice Nazionale degli Indirizzi di Posta Elettronica Certificata”. E, altro non è che, un registro pubblico che raccoglie i domicili digitali di:
– Imprese iscritte al Registro delle Imprese.
– Professionisti iscritti a Ordini o Collegi professionali.
– Società, ditte individuali e altri soggetti obbligati a comunicare un indirizzo PEC o domicilio digitale.

Il servizio è stato istituito dal Ministero dello Sviluppo Economico ed è realizzato da InfoCamere. Il suo obiettivo è rendere più semplici, veloci e tracciabili le comunicazioni digitali tra imprese, professionisti, cittadini e Pubblica Amministrazione.

A cosa serve INIPEC?

Puoi usare il servizio INI-PEC per svariate ragioni, tra le principali:

• Trovare la PEC di una società, di una ditta individuale, di un’impresa o di un libero professionista iscritto all’albo (commercialista, avvocato…)
• Verificare l’indirizzo PEC della tua azienda prima di comunicarlo a clienti, fornitori o Pubblica Amministrazione.
• Controllare il domicilio digitale di un soggetto prima di inviare una comunicazione importante.
• Recuperare la PEC di un’impresa per una pratica amministrativa, contrattuale o fiscale.
• Accertare che la PEC della tua attività risulti correttamente comunicata agli enti competenti.

Attenzione: il fatto che un indirizzo compaia nell’indice non sostituisce le verifiche necessarie prima di inviare atti, diffide, notifiche o comunicazioni con possibili conseguenze legali. In questi casi è sempre opportuno verificare denominazione, codice fiscale e sede del destinatario.

Come cercare una PEC su INIPEC

Cercare una PEC all’interno del portale è molto semplice.

1. Accedi al portale qui: https://www.inipec.gov.it/cerca-pec
2. Compila i campi inserendo le informazioni in tuo possesso
   (foto sotto), per ottenere un risultato più preciso, il dato più utile è normalmente il codice fiscale. Se non lo possiedi, puoi provare con la denominazione completa dell’impresa o con nome, cognome e provincia nel caso di un professionista.

In caso di ricerca di un indirizzo PEC aziendale: al posto di nome e cognome possono essere usati: codice fiscale, partita iva dell’azienda o denominazione della stessa.

Prima di utilizzare l’indirizzo così identificato ti consigliamo di controllare sempre che tutti i campi corrispondano così da evitare errori legati ad omonimie o simili.

INIPEC, PEC e domicilio digitale: quali sono le differenze?

Questi termini vengono spesso utilizzati come sinonimi, ma indicano concetti diversi, conoscerne la differenza risulta cruciale per evitare errori.

Di seguito viene per questo riportata una breve tabella riepilogativa atta a fare chiarezza una volta per tutte.

Cosa fare se la PEC non compare su INIPEC?

Se non trovi l’indirizzo cercato, non significa necessariamente che la PEC non esista.

Potrebbero esserci diverse ragioni. Ad esempio potresti aver inserito una denominazione non corretta o datata, aver sbagliato partita iva o codice fiscale, oppure l’impresa potrebbe non essere più attiva o Il professionista potrebbe dover aggiornare i dati (per i professionisti, infatti, l’indirizzo PEC viene trasmesso tramite l’Ordine o il Collegio di appartenenza. In caso di variazione recente, possono essere necessari tempi tecnici prima che il dato sia visibile o aggiornato nell’indice).

Come comunicare o cambiare la PEC della propria impresa?

INI-PEC è un portale di consultazione: normalmente non consente di modificare direttamente i dati del tuo domicilio digitale.

Per aggiornare la PEC di un’impresa, la variazione deve essere comunicata attraverso l’apposita procedura prevista per il Registro delle Imprese. I dati vengono poi trasferiti all’indice e aggiornati nei tempi stabiliti.

In generale, devi assicurarti che:
La casella PEC sia attiva.
L’indirizzo sia valido e accessibile.
La PEC venga controllata con regolarità.
La comunicazione di variazione sia effettuata con la procedura corretta.
Le informazioni dell’impresa siano coerenti nei registri ufficiali.

Per un professionista, invece, l’aggiornamento passa normalmente attraverso il proprio Ordine o Collegio professionale. Non è sufficiente modificare i dati su un sito privato o acquistare una nuova PEC: occorre comunicare l’indirizzo secondo le modalità previste dall’ente competente.

La PEC indicata in INIPEC ha valore legale?

L’indirizzo presente nell’indice rappresenta il domicilio digitale dichiarato dal soggetto e può essere utilizzato per comunicazioni formali secondo le regole applicabili alla PEC.

Ma il valore legale di un invio dipende anche da altri fattori cruciali: il messaggio deve essere inviato a mezzo PEC,il destinatario deve essere ben identificato, le ricevute devono essere ben conservate ed il contenuto della comunicazione deve risultare idoneo allo scopo.

Per questo motivo, per invii con rilievo legale o fiscale, conserva sempre:

La ricevuta di accettazione.
La ricevuta di avvenuta consegna.
Il messaggio inviato.
Gli eventuali allegati.
La documentazione che identifica correttamente il destinatario.

Vuoi sapere come funziona la PEC e chi è obbligato ad averla?
Abbiamo realizzato un contenuto video al riguardo: