Prima nota: cos’è e come si fa?

Non è richiesta carta di credito

La prima nota è uno strumento di gestione contabile essenziale per tenere sotto controllo le operazioni finanziarie quotidiane di un’azienda o di un professionista. Essa rappresenta una pratica di buona gestione, facilitando la registrazione contabile e il monitoraggio delle risorse finanziarie. La sua corretta gestione permette di avere sempre una chiara visione delle disponibilità di cassa e di tenere in ordine i flussi di denaro, evitando errori o omissioni nella contabilità ufficiale.

Nel concreto, la prima nota è un registro dove vengono annotate, in ordine cronologico, tutte le operazioni finanziarie effettuate, sia in entrata che in uscita. 

La sua funzione principale è quella di raccogliere tutte le informazioni necessarie affinché sia poi più semplice e veloce registrare tali operazioni nei libri contabili obbligatori, come il libro giornale o il libro mastro. 

A cosa serve?

La prima nota ha diverse utilità per l’azienda:

• Monitoraggio delle operazioni finanziarie: permette di avere sempre sott’occhio il flusso di cassa, le spese e i guadagni. È utile per gestire con precisione il cash flow e pianificare eventuali spese future.
• Facilita la redazione della contabilità ufficiale: la prima nota è un documento fondamentale per il commercialista, per la stesura dei registri contabili e il calcolo delle imposte da pagare.
• Controllo delle disponibilità: permette di sapere con chiarezza quanti soldi si hanno in cassa o sui conti bancari.
• Controlli fiscali: la prima nota può fornire un quadro immediato delle operazioni e facilitare la verifica della documentazione.

Per chi è obbligatoria?

La prima nota è obbligatoria per tutte le attività con regime fiscale ordinario, come le società di capitali o di persone ed in generale per quei business che hanno volumi di transato particolarmente importanti. Tale documento, infatti, è necessario per il calcolo delle imposte da pagare. 

Al contrario, la prima nota non è obbligatoria per attività con regime fiscale semplificato. Nella realtà dei fatti, però, non è inusuale che anche questi business abbiano volumi significativi e un flusso di cassa molto attivo: per tale ragione, la prima nota è uno strumento fondamentale per monitorare con precisione lo stato delle finanze, a prescindere dal fatto che sia obbligatoria o meno. 

Di che elementi si compone il documento?

Per realizzare la prima nota si utilizza solitamente un file Excel e ogni operazione finanziaria (incasso o pagamento) viene registrato in ordine cronologico. Vediamo i campi principali di cui si deve compone il documento:

• Data: la data in cui è stata eseguita l’operazione.
• Descrizione dell’operazione: una breve descrizione che spiega di cosa si tratta (ad esempio, pagamento di una fattura, incasso da un cliente, pagamento di una bolletta).
• Importo: l’importo dell’operazione, specificando se si tratta di un’entrata o un’uscita.
• Modalità di pagamento: indicare se il pagamento è avvenuto in contanti, con bonifico, carta di credito, ecc.
• Saldo aggiornato: calcolare il saldo di cassa o di conto bancario, aggiornandolo ad ogni nuova registrazione.

Una volta redatta la prima nota, questo documento diventa propedeutico per il trasferimento alla contabilità ufficiale. Le informazioni registrate, infatti, possono essere inviate al commercialista affinché siano formalizzate nei registri contabili obbligatori, come il libro giornale o il registro IVA (se applicabile). 

Come fare in automatico la prima nota?

Realizzare il documento della prima nota può essere un compito molto lungo, specie quando si ha un volume di transazioni e un flusso di cassa molto attivo. 

La principale difficoltà, infatti, è quella di dover effettuare la cosiddetta riconciliazione delle fatture: ovvero associare ogni transazione presente sull’estratto conto alle fatture emesse e ricevute, in modo da avere una visione chiara su chi mi deve ancora pagare e chi invece devo ancora saldare. 

Tale mansione, se non si hanno degli strumenti dedicati, è un compito manuale lungo, tedioso e in cui è facile commettere errori che si rifletteranno anche nel documento della prima nota. 

In tal senso, ti può venire in aiuto il conto aziendale Tot.money, startup fintech e nostro partner commerciale. Tot, infatti, si collega direttamente al cassetto fiscale della tua attività, sincronizzando in automatico le fatture con le transazioni in entrata e in uscita, a prescindere da quale software di fatturazione elettronica utilizzi.

In questo modo, la riconciliazione delle fatture può essere fatta in automatico, senza perdite di tempo o errori. E una volta eseguita, basta un semplice click per fare l’export del file Excel per la prima nota, già completato in tutti i suoi campi. 

Oltre a questa funzione, il conto Tot offre una soluzione all-inclusive con fino a 1200 operazioni incluse senza commissioni aggiuntive, tra cui bonifici istantanei, F24, Ri.Ba, SDD e pagoPA e una carta di credito Visa Business, anch’essa  inclusa e senza costi di emissione.

E se decidi di aprire la partita IVA con FidoCommercialista, hai tre mesi gratis con Tot!