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Le fatture elettroniche debbono essere conservate mediante un procedimento chiamato conservazione sostitutiva.
Questa modalità sostituisce la conservazione tradizionale cartacea.
La differenza tra la conservazione delle fatture in formato xml nell’hard disk del proprio pc e la conservazione sostitutiva delle fatture in formato xml è che solo in quest’ultimo caso gli xml sono immodificabili.
L’Agenzia delle Entrate ha, a tal riguardo, messo a disposizione un servizio gratuito che consente la conservazione delle fatture elettroniche per 15 anni che potrai utilizzare dopo aver richiesto l’attivazione del servizio stesso.
Per attivare il servizio di conservazione gratuito messo a disposizione dall’agenzia delle Entrate (Fatture e Corrispettivi) devi seguire i seguenti steps:
1) Accedi al servizio Fatture e Corrispettivi dal sito dell’Agenzia delle Entrate.
Non è necessario richiedere nessuna abilitazione in quanto è sufficiente utilizzare i seguenti strumenti:
a) SPID;
b) Carta Nazionale dei Servizi.
2) Dopo aver fatto l’accesso ti ritroverai all’interno della pagina di Benvenuto del servizio dove sono disponibili una serie di azioni e sezioni (Profilo utenza di lavoro, Esercizio delle Opzioni e Generazione del QR Code).
Seleziona Fatturazione elettronica e conservazione.
3) Seleziona Conservazione.
4) Seleziona i due flag e digita il tasto INVIA
5) Selezione il tasto Accedi ai servizi per la conservazione e l’esibizione per attivare il servizio di conservazione
Sottoscrivendo il detto servizio gratuito di conservazione delle fatture (durata: 3 anni), tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute dal contribuente attraverso lo SdI dopo la data di sottoscrizione del servizio di conservazione con l’Agenzia sono automaticamente portate in conservazione, mantenute e rese disponibili all’utente per 15 anni, anche in caso di decadenza o recesso dal servizio”. Per il periodo non coperto dal servizio, le fatture potranno comunque essere caricate manualmente dal contribuente.
NOTE:
*Se il file caricato, singolo o archivio, supera il limite dimensionale dei 5 Mb o supera le 10 fatture contenute viene prospettato un messaggio di errore all’utente.
* Se il file caricato non possiede l’estensione prevista (.xml, .p7m, .zip), viene prospettato un messaggio di errore all’utente.
* Se i controlli non vengono superati, lo stato del caricamento è “Scartato” e vengono riportati i motivi dello scarto.* Nel caso di archivio di fatture, se un solo file contenuto al suo interno risulta da scartare, verrà scartato l’intero archivio di fatture.
* Il sistema dopo aver effettuato dei controlli formali e sulla firma, controlla che il Codice Fiscale dell’utente o del soggetto che rappresenta (o le relative Partite IVA) sia presente in fattura.
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